Helsingborg Förskola AB har en personuppgiftspolicy. Följande är ett utdrag ur denna:
Den 25 maj 2018 började dataskyddsförordningen (GDPR) att gälla i Sverige och övriga EU. GDPR står för General Data Protection Regulation. I Sverige ersätter GDPR den gamla personuppgiftslagen (PUL). Syftet med den nya lagen är att stärka skyddet för fysiska personer vid behandling av personuppgifter. Alla uppgifter som direkt eller indirekt kan härledas till en fysisk person är en personuppgift. Helsingborg Förskola AB är personuppgiftsansvarig för behandlingen av alla personuppgifter som används i förskolans verksamhet. Detta innefattar alla anställdas personuppgifter, alla inskrivna barns personuppgifter och personuppgifter för alla vårdnadshavare till inskrivna barn på Möllevångens Montessoriförskola.
Det råder sträng sekretess för alla anställda, visstidsanställda samt praktikanter som verkar i vår förskoleverksamhet. Vid anställning informeras om vår sekretess, muntligen och skriftligen, och nyanställda får intyga skriftligen att de har tagit del och är bundna av vår sekretess.
Vilka personuppgifter behandlas i verksamheten
För alla inskrivna barn har vi uppgifter om namn, adress, telefon, personnummer, allergier eller annan hälsoinformation nödvändig för att ha omsorg om barnet under dagen. Det finns en individuell utvecklingsplan (IUP) för varje barn och förskolan behandlar också foton på barnen.
För vårdnadshavare/förälder har vi personuppgifter om telefon, adress, arbetsplats och arbetstider samt emailadress. Vi har även närvarolistor för barnen med uppgift om ledighet eller sjukdom.
För alla anställda i Helsingborg Förskola AB finns ett anställningsavtal mellan de två parterna där uppgifter finns om namn, adress, telefonnummer, personnummer, arbetstid och lön. Arbetsgivaren behandlar även uppgifter som rör bankkontonummer, emailadresser, ev sjukintyg, protokoll från utvecklingssamtal,/medarbetarsamtal utdrag ur belastningsregistret samt kontakter till närmaste anhöriga.
Legal grund för personuppgiftsbehandlingen
Den rättsliga grunden för behandlingen av barnens personuppgifter är:
- Genom avtal med Helsingborgs stad. Helsingborg Förskola AB har tillstånd av Helsingborgs stad att bedriva förskoleverksamhet.
- Genom samtycke från barnens vårdnadshavare
- Genom intresseavvägning
- Rättslig förpliktelse med hänvisning till läroplanen för utvecklingssamtal
Den rättsliga grunden för behandlingen av de anställdas personuppgifter är:
- Genom avtal med med anställde i form av ett anställningsavtal.
- Genom samtycke
- Genom intresseavvägning
Syfte med Helsingborg Förskola ABs personuppgiftshantering
Den information som vi samlar in om inskrivna barn är nödvändig för förskolan i dess arbete med att ge barnen omsorg och utbildning. Förskolan har alltid lättillgängliga kontaktlistor till vårdnadshavare vid behov rörande barnets omsorg och utbildning. Förskolan behandlar personuppgifter i kontakter med Skol- och fritidsförvaltningen i Helsingborg stad. Personuppgifter såsom namn, adress, emailadress och telefonnummer samlas in för kontaktlistor vårdnadshavare emellan efter vårdnadshavares samtycke för spridning i avdelningsgruppen. Barnets individuella utvecklingsplan är förskolans underlag för att följa barnets utveckling med hänvisning till läroplanen för utvecklingssamtal.
Anställdas personuppgifter behandlas för anställning, anställningsavtal, tjänstgöringsintyg- och betyg, förfrågningar från FK, Collectum/Alecta/Fora, annan statistik SCB, Skolverket, löner, sjukintyg, utvecklingssamtal, utdrag ur belastningsregistret och kontakter med fackförbund (Lärarnas Riksförbund och Kommunal).
Registerutdrag
Vårdnadshavare till barn inskrivna på förskolan samt alla anställda kan begära ett registerutdrag från Helsingborg Förskola AB på de personuppgifter som är registrerade och behandlas i förskolan och i företagets administration. Ett registerutdrag kan begäras av huvudman på Helsingborg Förskola AB.
Gallringsrutin
Då ett barn avslutar sin förskoleverksamhet på Helsingborg Förskola AB, Möllevångens Montessoriförskola, raderar förskolan gruppfoton där barnet deltar från appen Prion och andra foton i verksamheten senast två år efter slutdatum. Den enskilda gruppen i Prion med endast barnet, vårdnadshavare och förskola raderas en månad efter slutdatum. Gruppfoton på förskolans hemsida finns kvar i två år, sedan raderas dem. Den individuella utvecklingsplanen (IUP) följer med barnet vid avslut på förskolan. Vårdnadshavare avgör själva om de vill överlämna IUP till aktuell skola. Barnet tas bort från adresslistor, inskrivningsblankett och ev läkarintyg kasseras när barnet avslutar sin tid på förskolan.
Emailkorrespondens som innehåller personuppgifter gallras direkt efter behandling.
Anställda
Bokföringsunderlag sparas i sju (7) år enligt bokföringslagen.
Helsingborg Förskola AB är vidare skyldigt att rätta uppgifter som är felaktiga, ofullständiga eller missvisande.